Bir saha çalışması başladığında soru çoğunlukla bellidir, ama sahada geçen günler yeni bir şey getirebilir: beklenmeyen bir yer, adı ilk kez geçen bir kişi, sizin de aklınıza sonradan gelen bir ayrıntı. Bir işletmeye bakılırken ikinci bir depo adresi ortaya çıkabilir, bir adres aranırken kişinin yeni bir iş yerine başladığı anlaşılabilir, bir aday hakkındaki karşılaştırmada daha önce duymadığınız bir iş yeri adı geçebilir. Böyle bir anda işin kendiliğinden büyümesi de, hiçbir şey olmamış gibi sürmesi de sizin için doğru olmayabilir; önünüzdeki seçenekler ve her birinin raporda nasıl göründüğü aşağıda.
İş sürerken haberleşme
Ara bilgi meselesi işin en başında, kapsam yazılırken konuşulur. Ara bilgi raporun yerini tutmaz; ne görüldüğünü kısaca söyler, yorum içermez.
Yeni bir bilgi sorunuzu değiştiriyor gibi görünüyorsa, bunu bir sonraki saha gününden önce söylemeniz işe yarar; sahadaki zaman da önemini yitirmiş bir soruya harcanmaz. Gördüğünüz bir şeye hemen tepki vermek ise çoğu zaman işi zorlaştırır: raporu beklemeden karşı tarafla konuşmak, çalışmanın geri kalanını anlamsız kılabilir. Yeni bilgiyi önce bizimle konuşmak, hangi yolu seçeceğinize acele etmeden karar vermenizi sağlar.
Üç yolun kısa karşılaştırması
| Yol | Ne zaman seçilir | Raporda nasıl görünür |
|---|---|---|
| Aynı kapsamla sürdürmek | Yeni bilgi ilginç ama asıl sorunuzun cevabını değiştirmiyor | Yeni bilgi rapora not düşülür; plan değişmez |
| Kapsamı genişletmek | Yeni bilgi kararınızı değiştirebilecek kadar önemli | Ek kapsam ayrı bir bölüm olarak, kendi günleriyle yazılır |
| Durdurmak | Soru cevaplandı ya da artık önemini yitirdi | O güne kadar görülen her şey teslim edilir, durma sebebi yazılır |
Aynı soruyla sürdürmek
Yeni bilgi çoğu kez dikkat çekicidir ama asıl sorunuzla doğrudan ilgili değildir. Örneğin bir işletmenin çalışıp çalışmadığına bakılırken, kapısında başka bir firmanın tabelası görülebilir. Bu bilgi not edilir ve size iletilir; ama başlangıçtaki soru hâlâ aynıysa plan da aynı kalır.
Bu yol, işin sınırını korur. Her ilginç ayrıntının peşinden gitmek, sonunda başlangıçtaki soruya ayrılan günleri azaltır. Not edilen ayrıntı raporda durur; ileride gerekirse ayrı bir soru olarak ele alınabilir.
Kapsamı yazılı olarak genişletmek
Yeni bilgi kararınızı değiştirebilecek kadar önemliyse kapsamı genişletmek gündeme gelir. Bu durumda neyin değiştiği, yeni sorunun ne olduğu, ek gün ya da ek yer gerekip gerekmediği ve tutarı konuşulur, kapsama yazılır. Bu konuşma işi başlatan sizinle yapılır; siz onaylamadan ek çalışmaya başlanmaz, onaylamazsanız iş başlangıçtaki kapsamla sürer.
Genişletilen kısım raporda ayrı bir bölüm olarak yer alır. Böylece başlangıçtaki soruya verilen cevap ile sonradan eklenen sorunun cevabı birbirine karışmaz. Raporu okuyan kişi, hangi bilginin hangi soru için ve hangi günlerde toplandığını kolayca görür.
Bir örnek: ortaklık teklifindeki işletmeye bakılırken ikinci bir depo adresi ortaya çıktı; teklifte bu depodan hiç söz edilmiyor. Deponun gerçekten çalışıp çalışmadığı kararınızı değiştirebilir; bu yüzden depo ayrı bir satır olarak konuşulur. Genişletmeyi kabul ederseniz depo raporda kendi günleriyle, kabul etmezseniz yalnız bir not olarak yer alır.
Bazen genişletmek yerine soruyu değiştirmek daha doğrudur. Başlangıçtaki soru artık önemli değilse ve yerine yeni bir soru geçtiyse, kalan günler yeni soruya aktarılabilir. Bu da yazılı olarak konuşulur ve raporda iki soru da tarihleriyle görünür.
Kapsamı daraltmak
Değişiklik her zaman büyüme yönünde olmaz. Başlangıçta iki adrese bakılması planlanmışken biri işin dışında kalabilir: kişinin oradan taşındığı anlaşılmıştır ya da sizin sorunuz için artık önem taşımıyordur. Bu durumda kalan günler öbür adrese toplanabilir ya da toplam gün sayısı azaltılabilir. Daraltma da genişletme gibi yazılı olarak konuşulur ve raporda hangi tarihten itibaren uygulandığı görünür; tutara etkisi de aynı yazıda yer alır.
Çalışmayı durdurmak
Çalışmayı istediğiniz an durdurabilirsiniz. Soru beklenenden erken cevaplanmış olabilir; hayatınızdaki bir gelişme soruyu önemsiz kılmış olabilir; ya da sadece devam etmek istemeyebilirsiniz. Sebebi ne olursa olsun, durma raporda o günün tarihiyle görünür. Kararınızı bir sonraki saha gününden önce söylemeniz, o günün boşuna planlanmasını önler.
Durdurulan bir çalışma elinizi boş bırakmaz. O güne kadar bakılan günler, görülenler ve fotoğraflar bir rapor olarak teslim edilir; raporun başında çalışmanın hangi gün ve hangi sebeple durduğu yazar. Bu kayıt, ileride aynı konuya dönmek isterseniz yeni bir işin başlangıç noktası olur.
Hangi yolu seçeceğinize karar verirken kendinize tek bir soru sormanız yeterlidir: yeni bilgi, bu işe başlarken vermek istediğim kararı değiştiriyor mu? Değiştirmiyorsa sürdürmek, değiştiriyorsa genişletmek ya da soruyu değiştirmek, kararınızı zaten verebiliyorsanız durdurmak en sade yoldur.